Surat Jalan & Dokumen Pengiriman Barang: Panduan Lengkap untuk Perusahaan

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang selama pengiriman dan menjelaskan apa yang dikirim, dari siapa, dan untuk siapa. Setelah ditandatangani penerima, surat jalan biasanya menjadi bukti bahwa barang sudah diterima. Surat jalan hanyalah satu dari beberapa dokumen yang menentukan lancar atau tidaknya sebuah pengiriman.

Dokumen memang tidak semenarik truk dan rute. Tapi tanyakan ke siapa saja yang pernah mengurus penagihan logistik: satu lembar dokumen yang hilang bisa menahan pembayaran berminggu-minggu.

Dokumen utama dalam pengiriman darat

Isi surat jalan yang baik

• Nomor surat jalan dan tanggal
• Nama dan alamat pengirim serta penerima
• Daftar barang: nama, jumlah, satuan, dan keterangan
• Nomor polisi kendaraan dan nama sopir
• Kolom tanda tangan pengirim, sopir, dan penerima
• Kolom catatan kondisi barang saat diterima

Kesalahan umum yang sering terjadi

• Jumlah barang tidak sesuai antara surat jalan dan muatan sebenarnya.
• Tanda tangan atau stempel penerima tidak lengkap, sehingga dokumen dianggap tidak sah.
• Catatan kerusakan tidak ditulis, padahal barang diterima dalam kondisi rusak.
• Dokumen dibawa sopir dan baru kembali setelah beberapa perjalanan berikutnya.
• Arsip tercecer karena disimpan sebagai tumpukan kertas tanpa sistem.

Masalah klasik: pengembalian surat jalan

Surat jalan yang sudah ditandatangani penerima harus kembali ke shipper untuk penagihan. Di sinilah masalah sering muncul. Sopir langsung mengambil muatan berikutnya, dokumen ikut berpindah-pindah, dan tidak ada yang merasa bertanggung jawab mengembalikannya.

Solusinya ada di dua sisi:

1. Digitalisasi. Foto atau salinan digital dokumen tersedia segera setelah barang diterima, sehingga tim bisa bekerja tanpa menunggu kertasnya kembali.
2. Proses pengembalian yang jelas. Ada pihak yang ditugaskan khusus mengumpulkan dan mengirim dokumen fisik, bukan dititipkan begitu saja.

Pengelolaan dokumen di Logisly

• Semua dokumen dalam satu platform. POD, dokumen muat dan bongkar, overnight invoice, load manifest, dan dokumen pengiriman lain bisa diunduh langsung.
• Kurir internal yang membantu memastikan POD fisik kembali tepat waktu.
• Manajemen dokumen di TMS gratis, terhubung dengan data pelacakan setiap pengiriman, sehingga dokumen mudah dicari saat audit atau rekonsiliasi.
• Personel lapangan yang bisa membantu koordinasi saat muat dan bongkar, termasuk memastikan dokumen diisi dengan benar.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah surat jalan wajib dalam pengiriman barang?

Dalam praktik bisnis, surat jalan hampir selalu dibutuhkan sebagai identitas muatan dan bukti serah terima. Kebutuhan dokumen tambahan tergantung jenis barang dan kebijakan perusahaan.

Apa bedanya surat jalan dan load manifest?

Surat jalan biasanya per penerima atau per order. Load manifest adalah daftar seluruh muatan dalam satu kendaraan, yang sangat berguna untuk pengiriman multi-drop.

Bagaimana jika surat jalan hilang?

Gunakan salinan digital sebagai rujukan dan segera koordinasikan dengan penerima untuk konfirmasi penerimaan. Ini alasan kenapa salinan digital sebaiknya selalu tersedia.

Ingin dokumen pengiriman tidak lagi tercecer? Hubungi Logisly di Logisly.com untuk melihat cara kerja manajemen dokumen di platform kami.